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關(guān)于ERP實施過程中的業(yè)務(wù)流程重組

作者: 來源:ERP資訊網(wǎng)

當(dāng)人類社會跨入到知識經(jīng)濟(jì)時代后,面對著瞬息萬變的商業(yè)環(huán)境,企業(yè)之間的競爭變得日趨激烈。為了適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)外部競爭環(huán)境的變化,實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中的所有資源的有效利用,從而改善管理水平與管理效率,增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力,很多企業(yè)實施了ERP項目。ERP是一種面向供應(yīng)鏈管理的現(xiàn)代企業(yè)管理思想和方法,它把經(jīng)營過程中的有關(guān)各方如供應(yīng)商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡(luò)、客戶等納入一個緊密的供應(yīng)鏈中,有效地安排企業(yè)的產(chǎn)、供、銷活動,滿足企業(yè)利用全社會一切市場資源快速高效地進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營。

但是,據(jù)不完全統(tǒng)計,我國目前幾千家企業(yè)在ERP系統(tǒng)應(yīng)用中,按期按預(yù)算成功實施實現(xiàn)系統(tǒng)集成的只占10%- 20%;沒有實現(xiàn)系統(tǒng)集成或?qū)崿F(xiàn)部分集成的占30%-40%;而失敗的卻占50%。以至于一段時間有種說法:ERP系統(tǒng),好看不實用。難道ERP就只是一只畫餅嗎?究竟是什么給ERP披上了一層厚厚的迷霧呢?

國內(nèi)的調(diào)查顯示,不少的企業(yè)在ERP應(yīng)用過程中沒有提前或同步實行業(yè)務(wù)流程重組(BPR),有的企業(yè)即使實行了BPR,但由于方法不當(dāng),深度、范圍不到位,也未能實現(xiàn)預(yù)期目的。未實施BPR或?qū)嵤〣PR不當(dāng)成了ERP項目失敗的一個主要因素。

為什么在實施ERP的同時,又必須同時實施BPR呢?

前文說過,ERP不只是一個軟件系統(tǒng),而是一種基于信息技術(shù)的全新的現(xiàn)代企業(yè)管理思想和方法。因此,在ERP的應(yīng)用中就要體現(xiàn)這種全新的管理理念,對傳統(tǒng)的經(jīng)營方式進(jìn)行根本性的變革,使其更加合理化、科學(xué)化,從而使得企業(yè)的經(jīng)營方式與這種理念達(dá)到完美的和諧。

然而,傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營是基于人力手工運(yùn)作的一套業(yè)務(wù)流程,有著金字塔狀的組織結(jié)構(gòu),各職能管理機(jī)構(gòu)重疊、中間層次多。特別是我國的許多國有企業(yè),還沒有完全從傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟(jì)經(jīng)營方式轉(zhuǎn)變到市場經(jīng)濟(jì)經(jīng)營方式上來,他們的管理方法和管理手段也很落后。而ERP是從國外引進(jìn)的一種運(yùn)行于典型市場經(jīng)濟(jì)模式的系統(tǒng),與國內(nèi)企業(yè)的經(jīng)營流程有著很大的區(qū)別,這就要求企業(yè)在應(yīng)用ERP之前,首先要進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的重組,按照ERP的管理要求對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性的改造。其實很多成功實施ERP的企業(yè),其效益的提高,一方面是來自于ERP軟件本身,另一方面還得益于業(yè)務(wù)流程重組。

另外,ERP軟件的應(yīng)用改變了我們傳統(tǒng)的經(jīng)營管理方式,它將企業(yè)的經(jīng)營管理活動按照其功能分為像采購、制造、分銷、財務(wù)、人力資源管理等幾大模塊,它們的功能實現(xiàn)無疑要求企業(yè)對原有的組織機(jī)構(gòu)、人員設(shè)置、工作流程進(jìn)行重新的安排,以保證ERP功能的實現(xiàn)。

從根本上講,企業(yè)應(yīng)用ERP的目的在于改善企業(yè)的經(jīng)營管理,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。而對任何企業(yè)來說,在它現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程中都會存在著一些不合理的地方,如果不能夠首先對這些不合理的流程進(jìn)行徹底改造,而僅僅是盲目地將原有的業(yè)務(wù)流程通過ERP軟件的實施進(jìn)行自動化轉(zhuǎn)變,則ERP實施的效果必然不盡人意。

可見業(yè)務(wù)流程重組是企業(yè)成功應(yīng)用ERP的一個重要的因素。

那么國內(nèi)的企業(yè)該如何進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組呢?

關(guān)于這個方面的研究有很多。其實從根本上說,業(yè)務(wù)流程重組是一種獨(dú)立的管理思想,它是企業(yè)為了適應(yīng)市場的變化而進(jìn)行的經(jīng)營結(jié)構(gòu)與經(jīng)營方式的調(diào)整與變革,是“對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程(Process)進(jìn)行根本性(Fundamental)地再思考和徹底性(Radical)地再設(shè)計”。業(yè)務(wù)流程重組關(guān)注的是企業(yè)的業(yè)務(wù)流程,因此一切的“重組”工作全部是圍繞業(yè)務(wù)流程展開的。

在ERP項目中,BPR的實施方式總體而言可以分為兩種,一種方法是根據(jù)成熟的ERP系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造,即按照ERP系統(tǒng)各個功能模塊的劃分,將企業(yè)本身的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)計和配置;另一種方法是先設(shè)計好企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程,然后根據(jù)這些業(yè)務(wù)中的各職能部門,選擇相應(yīng)的系統(tǒng)模塊,再進(jìn)行無縫集成。

對于前一種方法,它的優(yōu)點在于可以吸收現(xiàn)有業(yè)務(wù)模式中的先進(jìn)管理思想和管理理念。因為大型的ERP軟件在市場中日漸成熟,各功能模塊的運(yùn)營模式和流程關(guān)系在很多企業(yè)中得到了實踐的證明。但是它的缺點在于,有的企業(yè)在實施的過程中可能需要進(jìn)行較大的經(jīng)營結(jié)構(gòu)調(diào)整,從而容易對企業(yè)的正常運(yùn)營造成很大的震蕩,由此造成ERP項目失敗的例子在國內(nèi)的企業(yè)中也曾出現(xiàn)過。

對于后一種方法,企業(yè)在上馬ERP之前,先對企業(yè)的主要業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再思考與再設(shè)計,這樣做的優(yōu)點在于可以按照重組后的業(yè)務(wù)流程實施具有針對性、客戶化的ERP(ERP Customization)項目。企業(yè)可以從某一家ERP供應(yīng)商購買所有需要的系統(tǒng)模塊,也可以在多個軟件供應(yīng)商中選擇“單項最優(yōu)軟件”(best-of-breed applications)進(jìn)行集成,這樣既滿足了自己所需,又可以實現(xiàn)各個系統(tǒng)模塊的軟件優(yōu)化。但這一方法的缺點也很明顯,主要是各個獨(dú)立模塊進(jìn)行集成的難度大,時間長,伴隨的風(fēng)險也就隨之上升,另外還會增加系統(tǒng)集成服務(wù)的費(fèi)用。但隨著單項最優(yōu)軟件的供應(yīng)商合作意向的加強(qiáng),他們可以改進(jìn)各自的系統(tǒng)框架,以減少集成和實施的時間與成本。

因此在ERP項目過程中,BPR的實施需要權(quán)衡企業(yè)在各種方法中的利害關(guān)系,根據(jù)實際的需要加以綜合運(yùn)用。

實施ERP項目中的BPR時,我們還要注意以下幾點:

首先, BPR的實施要以企業(yè)需求為導(dǎo)向。

企業(yè)的需求也就是企業(yè)需要實現(xiàn)的目標(biāo),以需求為導(dǎo)向是企業(yè)活動的準(zhǔn)則,也是任何一個項目都應(yīng)遵循的標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組根本的目的是為了提高企業(yè)的運(yùn)營效率和經(jīng)營業(yè)績,而不應(yīng)僅是為了ERP項目而為之。因此,企業(yè)應(yīng)該從自己現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程出發(fā),按照職能進(jìn)行深入的分析。所謂分析,就是要進(jìn)行分解和剖析,找出現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程中多余的或效率低下的職能或部門,對于多余的職能或部門要堅決的予以剔除,而效率低下卻又必不可少的部門,要究其原因,重新設(shè)計。在實施ERP的過程中,要考慮到ERP的適用性,與ERP系統(tǒng)的各功能模塊要對應(yīng)。

第二、BPR的實施離不開高層領(lǐng)導(dǎo)的參與和支持。

高層領(lǐng)導(dǎo)參與和支持是BPR成功的保障,這不應(yīng)該只停留在口號上。BPR是一項跨職能工程,是改變企業(yè)模式和人的思維方式的變革,必然對員工和他們的工作產(chǎn)生較大影響。特別是BPR常常伴隨著權(quán)力和利益的轉(zhuǎn)移,一般情況下會導(dǎo)致中層職位的消失,因此會引起一些人,尤其是中層領(lǐng)導(dǎo)的抵制,如果沒有高層管理者的明確支持,則很難推行。

第三、塑造一種新的企業(yè)文化,讓員工從心里認(rèn)可并接受ERP及BPR。

國內(nèi)很多企業(yè)由于還沿襲傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟(jì)時代的生產(chǎn)模式,他們習(xí)慣于以往的操作流程,對新式的事務(wù)比較排斥,一般不太愿意接受大的變動與創(chuàng)新,所以有的公司老總在做完ERP及BPR后感嘆壓力主要不是來源于資金,技術(shù),而是來源于企業(yè)的員工觀念是否能夠接受。因此必須將企業(yè)實施ERP及相應(yīng)的BPR的重要意義不斷的向員工闡述,讓企業(yè)信息化及業(yè)務(wù)流程重組的理念潤物細(xì)無聲的滲透到員工的心里。如果能夠塑造一種積極創(chuàng)新,勇于變革的企業(yè)文化與學(xué)習(xí)氛圍,則將對企業(yè)BPR進(jìn)而ERP的成功實施產(chǎn)生非常積極的推動作用。

第四、BPR要求是一個循序漸進(jìn)的過程。因為企業(yè)一般有許多不同的業(yè)務(wù)部門,一次性重組所有業(yè)務(wù)會導(dǎo)致其超出企業(yè)的承受能力。而ERP卻又難以接受項目實施后的重大業(yè)務(wù)流程再造,因為再造后的業(yè)務(wù)流程有時可能讓ERP無所適從。這個問題解決不好會嚴(yán)重影響ERP項目,甚至威脅到企業(yè)的生存。

所以,筆者的建議是,在實施ERP和BPR之前,要先對企業(yè)的整個項目有一個宏觀的構(gòu)想,并對主要的業(yè)務(wù)流程預(yù)先進(jìn)行設(shè)計,并循序漸進(jìn)地予以重組。其中的業(yè)務(wù)過程設(shè)計可以參考成熟的ERP模塊之間的關(guān)系,ERP系統(tǒng)也可以按照主要業(yè)務(wù)流程重組后的模式進(jìn)行配置(這需要ERP廠商能夠提供這樣的服務(wù)),然后在實施ERP的過程中再對次要的業(yè)務(wù)流程相應(yīng)的加以改造??傊?,要盡量減小ERP與BPR對企業(yè)正常運(yùn)營的沖擊。

在實施ERP項目的過程中,業(yè)務(wù)流程重組是一個不容忽視的環(huán)節(jié)。良好的業(yè)務(wù)流程重組能夠使得ERP系統(tǒng)管理理念與企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作達(dá)到完美的和諧統(tǒng)一,從而使得企業(yè)在激烈的市場競爭中贏得勝利。